校属各部门：

为进一步规范学校档案管理工作，提升档案归档的科学性和系统性，确保各类档案的完整性和可追溯性，学校决定对现有档案归档管理办法进行修订和完善。为此，现面向校属各部门征集档案归档工作的意见和建议，具体事项通知如下：

一、征集内容

1.归档范围：各部门在日常工作中产生的各类文件、资料、数据等，哪些是希望纳入学校档案管理范围的，具有长久保存价值的原始材料。归档的档案材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰。

2.归档流程：高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。请校内各部门指定一名档案专员，组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。学校各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求，立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录，交本部门负责档案工作的人员检查合格后向高校档案机构移交。

3.电子档案管理：随着信息化建设的推进，电子档案的管理和归档已成为重要内容。高等学校应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。各部门对本部门的电子档案的归档范围应进行确定、整理、编目和移交。

4.档案利用与共享：为了更好地利用档案资源，促进校内各部门之间的信息共享，提升档案的利用价值。请各部门把本部门有经常需要查询的档案内容标注出来，并注明查询人员是教职工/学生。

5.其他建议：各部门在档案管理工作中有任何其他问题或建议。

二、征集方式

    请各部门填写《校属各部门归档材料意见征集表》（见附件1），于2025年3月28日下午5：00前交给图书馆（档案馆）姚静老师。

图书馆（档案馆）

                                    2025年3月25日

附件1：

河南工业和信息化职业学院 校属各部门归档材料意见征集表
部门：                 部门档案负责人：
序号	有意归档的原始材料类别	年份	数量	查询人员类型（教职工/学生）	文件类型 （纸质/电子）	备注
1	例：（教务处）教学进程与计划	2010-2024	14份	教职工	纸质
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其他意见与建议：

备注：该表为归档材料征集表，以图书馆与各处室沟通之后确定最终归档范围为准。